BAGIAN PROTOKOL DAN KOMUNIKASI PIMPINAN

STANDAR PELAYANAN PADA BAGIAN PROTOKOL DAN KOMUNIKASI PIMPINAN SETDAKAB TANGGAMUS

  1. STANDAR PELAYANAN PENERIMAAN TAMU PIMPINAN:
1.PersyaratanSalinan Surat Permohonan Untuk Melakukan Audiensi, Pertemuan atau Kunjungan kepada Bupati Tanggamus, ditembuskan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan;Surat Tugas atau SPT instansi asal.Pengenal diri (KTP/SIM/Pasport)
2.Sistem Mekanisme dan ProsedurSurat permohonan Untuk Melaksanakan Audiensi atau Kunjungan harus sudah disampaikan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum jadwal pertemuan;Persetujuan untuk dilaksanakan Audiensi atau pertemuan akan disampaikan kepada pemohon paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan, melalui petugas Bagian Protokol dan komunikasi pimpinan secara lisan atau tertulis;Pada hari pelaksanaan pemohon hadir 30 menit sebelum dilaksanakan pertemuan. Dengan melapor kepada petugas Satpol PP yang bertugas di halaman depan Kantor Bupati;Pemohon akan diarahkan ke Meja Resepsionis dan petugas resepsionis akan melakukan pengecekan suhu dan meminta memakai hand-sanitizer serta dipersilakan untuk melakukan Rapid Test kepada petugas yang telah disiapkan;Bagi Pemohon yang hasil Rapid Test Reaktif, dipersilakan untuk pulang dan dijadwalkan kembali.Petugas melakukan input data Nama, Asal, Keperluan dan Contact Person pemohon.Petugas akan memberikan ID Card kepada Pemohon dan Pemohon diminta meninggalkan KTP kepada Petugas;Petugas mempersilakan kepada Tamu menunggu di ruang tunggu.Petugas akan melaporkan Tamu kepada Pimpinan, dan selanjutnya Petugas akan mengarahkan Tamu menuju Ruang Pimpinan, Tamu diharap meninggalkan HP dan Tas dilemari Khusus Tamu.Tamu Masuk keruang Pimpinan dan bertemu dengan Pimpinan.Setelah selesai, Tamu diantar petugas kembali ke resepsionis untuk mengambil KTP dan Mengembalikan ID Card.Tamu Meninggalkan Kantor.
3.Jangka Waktu PenyelesaianPermohonan di setujui/tidak disetujui Pimpinan sejak diajukan maksimal 3 hari.Waktu proses kedatangan sampai bertemu pimpinan ±30 menit sesuai jadwal pertemuan.
4.Biaya/TarifGRATIS
5.Produk PelayananPertemuan atau Audiensi dengan Pimpinan Daerah
6.Penanganan Pengaduan, Saran dan Tindak LanjutPengaduan disampaikan melalui Call Center Bagian Protokol Dan Komunikasi Pimpinan Setdakab Tanggamus pada nomor 0822-7831-0967.
7.Dasar HukumUndang-Undang Nomor 2 Tahun 1997 tentang Pembentukan Kabupaten Daerah Tingkat II Tulang Bawang dan Kabupaten Daerah Tingkat II Tanggamus.Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang KeprotokolanUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.Undang-Undang  Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.Peraturan Pemerintah No. 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.Peraturan Menteri PAN dan RB No. 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan Publik.Peraturan Daerah Kabupaten Tanggamus Nomor 06 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Tanggamus Nomor 08 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Tanggamus.
8.Sarana/PrasaranaSarana Prasarana dan/atau Fasilitas berada di Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus: Meja Resepsionis.Meja Pengecekan Suhu dan Hand Sanitizer.Meja Petugas Kesehatan: Rapid TestRuangan Tamu VIPBuku Pendaftaran dan Register Komputer: 2 unit Printer : 2 unit Internet : 50 Mbps.Handy-Talky (HT): 4 unitRuang Laktasi.Toilet
9.Kompetensi PelaksanaMemiliki Sertifikasi Keprotokolan;Terampil mengoperasikan komputer dan teknologi informasi; Mampu bersikap sopan, ramah dan komunikatif; Disiplin dan taat waktu pelayanan.
10.Pengawasan InternalBerjenjang mulai dari Koordinator Piket Harian, Kasubbag Protokol, Kasubbag Komunikasi Pimpinan, Kasubbag Dokumentasi Pimpinan, dan Kabag Protokol dan Komunikasi Pimpinan.
11.Jumlah PelaksanaPetugas Cek Suhu dan Hand Sanitizer : 1 orang; Petugas Kesehatan : 2 orang;Petugas Resepsionis : 2 orang; Petugas Pendamping dan Pengarah Tamu: 1 Orang.
12.Jaminan Pelayanan1. Adanya Standar Operasional Prosedur(SOP); 2. Adanya Kode Etik Pegawai; 3. Tidak ada diskriminasi terhadap Pemohon/Tamu.
13.Jaminan Keamanan dan Keselamatan PelayananPetugas akan menghubungi pemohon/Tamu melalui telepon, email ataupun whats-app. Petugas akan mendampingi dan mengarahkan Tamu Pimpinan.Petugas Sat Pol PP siap menjaga keamanan dan ketertiban di wilayah kantor pimpinan.
14.Evaluasi Kinerja PelaksanaRapat koordinasi intern rutin setiap minggu dan insidental terkait program kegiatan dan pelayanan; Melalui Survey Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) secara rutin dan berkelanjutan sebagai upaya perbaikan dan peningkatan kinerja pelayanan.
  • STANDAR PELAYANAN TATA ACARA DAN TATA TEMPAT PIMPINAN (PADA SAAT ACARA):
1.PersyaratanSurat Undangan dan Surat Dinas terkait acara;Run-down acara;Daftar Tamu Undangan;Susunan Acara;Present Card/Kartu Kehadiran;Konsep Sambutan Pimpinan;Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja).Papan nama petunjuk yang diperlukan;Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat;Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
2.Sistem Mekanisme dan ProsedurAcara Resmi harus sudah disampaikan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum Pelaksanaan Acara;Kehadiran Pimpinan akan disampaikan kepada panitia acara atau leading sektor kegiatan, paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan, melalui petugas protokol secara lisan atau tertulis;Paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan acara, panitia acara atau leading sektor kegiatan menyampaikan Konsep Sambutan, Run-down acara, dan Daftar Tamu Undangan kepada Petugas Protokol;Paling Lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanan acara, Petugas protokoler akan hadir melakukan riset dengan mengumpulkan sejumlah informasi/data terkait dengan kesiapan lokasi, tim pelaksana, waktu, kewenangan, undangan, materi acara, pencatatan, dsb;Pada hari pelaksanaan Petugas protokoler akan hadir paling lambat 1 (satu) jam sebelum pimpinan tiba untuk melakukan pengecekan terakhir yaitu melakukan pengaturan yang meliputi setting cahaya, meja, kursi, tata suara, lagu, dan pengeras suara.Pada hari pelaksanaan Tamu Undangan hadir 30 menit sebelum Pimpinan tiba;Pada saat pimpinan tiba, petugas protokoler akan mengarahkan Kursi Pimpinan dan Para Tamu VIP disesuaikan dengan aturan tata tempat dan tata acara.Paling lambat 5 menit setelah pimpinan tiba, maka acara dimulai dengan Pembukaan oleh MC serta membacakan susunan Acara.Pada saat sesi Sambutan Petugas Protokol atau ajudan akan mengarahkan Pimpinan sampai di Podium dengan membawa Naskah Pidato.Pada sesi atau seremoni penyerahan/pembagian hadiah atau piagam/sertifikat dan lain-lain, petugas protokol bersama panitia mengarahkan Pimpinan dan Penerima ditempat yang telah disediakan.Pada sesi Makan Bersama atau Istirahat, petugas protokol bersama panitia mengarahkan Pimpinan dan Tamu VIP ke ruangan atau tempat yang telah disediakan.Selesai acara Pimpinan berkenan meninggalkan acara diarahkan oleh Petugas dan Pimpinan Protokoler.
3.Jangka Waktu PenyelesaianKehadiran/ketidakhadiran Pimpinan pada pelaksanaan acara akan disampaikan oleh Petugas Protokol kepada Panitia Acara paling lambat 3 hari sebelum acara dilaksanakan.Acara yang akan dihadiri pimpinan, paling lama 1 (satu) hari sebelum acara dilaksanakan Petugas protokoler akan hadir melakukan riset dengan mengumpulkan sejumlah informasi/data terkait dengan kesiapan lokasi, tim pelaksana, waktu, kewenangan, undangan, materi acara, pencatatan, dsb; Naskah Sambutan telah selesai di cetak paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan acara, dan disampaikan kepada ajudan pimpinan.Run-down acara dan susunan acara paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan kegiatan sudah disampaikan oleh petugas protokoler.
4.Biaya/TarifGRATIS
5.Produk PelayananTerpenuhinya tata acara dan tata tempat sesuai standar sehingga acara dapat berlangsung tertib dan lancar.
6.Penanganan Pengaduan, Saran dan Tindak LanjutPengaduan disampaikan melalui Call Center Bagian Protokol Dan Komunikasi Pimpinan Setdakab Tanggamus pada nomor 0822-7831-0967.
7.Dasar HukumUndang-Undang Nomor 2 Tahun 1997 tentang Pembentukan Kabupaten Daerah Tingkat II Tulang Bawang dan Kabupaten Daerah Tingkat II Tanggamus.Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang KeprotokolanUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.Undang-Undang  Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.<COMP NAME=bentuk>Peraturan Pemerintah Republik Indonesia</COMP> Nomor <COMP NAME=nomor>62 Tahun 1990</COMP> Tentang <COMP NAME=tenKetentuan Keprotokolan Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan</COMP>.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.Peraturan Pemerintah No. 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.Peraturan Menteri PAN dan RB No. 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan Publik.Peraturan Daerah Kabupaten Tanggamus Nomor 06 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Tanggamus Nomor 08 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Tanggamus.
8.Sarana/PrasaranaSarana Prasarana dan/atau Fasilitas berada di Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus: Handy-Talky (HT): 10 unitPresent Card/Kartu Kehadiran : 3000 buahRandis Roda Empat : 4 unit
9.Kompetensi PelaksanaMemiliki Sertifikasi Keprotokolan;Terampil mengoperasikan komputer dan teknologi informasi; Mampu bersikap sopan, ramah dan komunikatif; Disiplin dan taat waktu pelayanan.
10.Pengawasan InternalBerjenjang mulai dari Koordinator Piket Harian, Kasubbag Protokol, Kasubbag Komunikasi Pimpinan, Kasubbag Dokumentasi Pimpinan, dan Kabag Protokol dan Komunikasi Pimpinan.
11.Jumlah PelaksanaPetugas Protokol: 32 Orang.
12.Jaminan Pelayanan1. Adanya Standar Operasional Prosedur(SOP); 2. Adanya Kode Etik Pegawai;
13.Jaminan Keamanan dan Keselamatan PelayananPetugas akan menghubungi Panitia melalui telepon, email ataupun whats-app.
14.Evaluasi Kinerja PelaksanaRapat koordinasi intern rutin setiap minggu dan insidental terkait program kegiatan dan pelayanan;

KEPALA BAGIAN PROTOKOL DAN KOMUNIKASI

PIMPINAN SETDAKAB  TANGGAMUS,

RIENS DEPILA ABDUL KADIR, S.STP

NIP. 19861006200412 2 002